Besonders in stressigen Zeiten verliert man leicht den Überblick und wichtige Aufgaben geraten in Vergessenheit. Spätestens, wenn der erste Kunde zu lange warten muss oder gar eine Reaktion ganz ausbleibt, sollte man über die Verwendung einer ToDo Liste nachdenken.
Generell neigt man dazu, Aufgaben zuerst zu erledigen, die Spaß machen oder schnell gehen, was nicht zwingend die wichtigen Aufgaben sind. To Do Listen helfen Ihnen also nicht nur, um alle To Dos zu erfassen, sondern auch um diese zu priorisieren.
Wer es noch etwas zielgerichteter haben möchte, kann sich auch Tages- und Wochenziele setzen und so sicherstellen, dass die Zielsetzung erreicht wird.
Neben dem alt bewährten Stift und Papier gibt es dafür einige sehr hilfreiche Tools, die ich Ihnen hier vorstellen möchte. Je nach Größe des Teams und Komplexität der Projekte sind unterschiedliche Tools passend. Daher lohnt es sich, sich etwas Zeit für das Thema zu nehmen und die unterschiedlichen Möglichkeiten vielleicht sogar zu testen.
Ich selbst habe auch schon viele verschiedene Tools getestet und bin bei diesen geblieben, welche ich auch teils parallel einsetze.
To Do Liste in Excel
Die altbewährte To Do Liste im Excel eignet sich hervorragend um seine eigenen To Dos zu priorisieren, sie ist einfach Hand zu haben und kostenlos. Aufgebaut ist die Liste nach dem Eisenhower-Prinzip, d.h. die einzelnen Aufgaben werden nach Wichtigkeit und dann nach Dringlichkeit sortiert und nach und nach abgearbeitet. Weitere Informationen zur Eisenhower-Prinzip sind hier zusammengefasst.
Für Nutzer von Office 365 oder der Google Drive/GSuite, die ich selbst auch verwende, besteht auch die Möglichkeit unterwegs über das Mobiltelefon auf die To Do Liste zurückzugreifen.
Eine Vorlage der Liste stelle ich hier einmal als Download für Excel zur Verfügung und einmal als Link für Google Tabellen.
- für eine Person oder sehr kleine Teams
- einfache Handhabung
- flexibel erweiterbar durch zusätzliche Spalten
- kostenlos
Wunderlist
Die Wunderlist ist eine App zum Organisieren von Aufgaben für den privaten und geschäftlichen Gebrauch. Ich selbst verwende sie als Einkaufszettel und To Do Liste für meine Buchhaltung. Sie bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten an, um alleine oder als Team an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten: mehrere Listen, Fälligkeitsdatum, Kommentar, Chronik erledigter To Dos und einiges mehr. Sobald man mehrere Status verwenden möchte, stößt die Wunderlist allerdings an ihre Grenzen.
Die App ist unter anderem für Mobiltelefone verfügbar, für den Mac und als Webversion.
- für eine Person oder sehr kleine Teams
- einfache Handhabung
- kostenlos
- App für das Mobiltelefon erhältlich
- Push Nachrichten und Reminder
Asana
Asana ist eine in der Basisversion kostenlose Projektmanagement Software. Das Tool ermöglicht es, Teams an Projekten zusammenzuarbeiten, diese nach zu verfolgen, Zuständigkeiten, Unteraufgaben zu vergeben und den aktuellen Status durch individuelle Spalten abzubilden. Dadurch erkennt man auf den ersten Blick, bei welchem To Do eine Handlung erforderlich ist.
Ich verwende es zur Verwaltung interner und externer Projekte und habe beispielsweise auch den Status der versendeten Angebote darin abgebildet.
Für agile Teams kann Asana als agiles Projektmanagement Tool zum Arbeiten nach Scrum verwendet werden.
- von 1 Person bis unbegrenzt große Teams
- Basisversion kostenlos
- App für das Mobiltelefon erhältlich
- übersichtliche Darstellung der Status
- Dashboards zur Darstellung der offenen To Dos
Haben Sie Erfahrungen mit den genannten To Do Listen? Wie verwalten Sie Ihre To Dos?
